​

Kỳ họp thứ 11, HĐND huyện khóa XII, nhiệm kỳ 2021 - 2026 diễn ra ngày 22/6/2023 vừa qua là "Kỳ họp không giấy" được Thường trực HĐND huyện triển khai áp dụng. Đây là kỳ họp HĐND huyện đầu tiên thực hiện hình thức "Kỳ họp không giấy". Khác với các kỳ họp trước đó, trên bàn của các đại biểu không còn những chồng tài liệu dày ở trước mặt, không còn tiếng loạt soạt mở giấy trong các buổi thảo luận tổ. Tham gia họp, mỗi đại biểu chỉ cần sử dụng 1 máy tính bảng được Văn phòng HĐND huyện cấp và cài đặt tài khoản riêng để truy cập vào tài liệu phục vụ Kỳ họp, thông qua ứng dụng e-Cabinet (phòng họp không giấy); tại đây sẽ có đầy đủ tài liệu, chương trình Kỳ họp, dự thảo báo cáo, tờ trình, nghị quyết, ý kiến cử tri, danh sách đại biểu, các thông báo… mỗi mục tài liệu được sắp xếp một cách khoa học để người dùng tiện theo dõi. Bên cạnh đó các đại biểu có thể tra cứu các thông tin khác để phục vụ cho quá trình phát biểu ý kiến, hoặc chất vấn của mình.

Tại các kỳ họp HĐND huyện trước đây, công tác chuẩn bị cũng như in tài liệu được thực hiện thủ công mất rất nhiều thời gian, tốn giấy mực và còn bị nhầm lẫn văn bản trong quá trình sắp xếp tài liệu; có trường hợp nhầm trang, thiếu trang văn bản, lẫn nội dung các văn bản với nhau; tài liệu cồng kềnh, phải mang đi mang về trong từng cuộc họp để nghiên cứu rất bất tiện; việc tính toán số lượng đại biểu cần cụ thể, đúng số lượng vì nếu in thừa sẽ dẫn đến lãng phí, nhưng nếu không in dự phòng thì khi phát sinh đại biểu sẽ phải thực hiện lại công đoạn in tài liệu từ đầu, mất nhiều thời gian, không kịp thời. Khi triển khai ứng dụng (e-Cabinet) được cài trên máy tính thì chương trình, lịch họp, danh sách đại biểu, các tài liệu liên quan đều được tích hợp trên phần mềm hỗ trợ kỳ họp được cài đặt trong máy tính bảng trang bị cho các đại biểu, việc chuẩn bị tài liệu đã trở nên gọn nhẹ, tiện lợi hơn rất nhiều.

Tại Kỳ họp thứ 11- Các đại biểu HĐND huyện khóa XII nghiên cứu tài liệu qua ứng dụng eCabinet, không sử dụng tài liệu giấy như trước đây

Quá trình triển khai "Kỳ họp không giấy" giúp cơ quan Văn phòng xử lý công việc nhanh, có nhiều thời gian tập trung vào những nhiệm vụ trọng tâm, cấp bách khác. Từ đó thực hiện tốt công tác tham mưu tổng hợp, điều phối, bảo đảm thông tin, bảo đảm hậu cần, phục vụ kịp thời có hiệu quả sự chỉ đạo điều hành của Thường trực HĐND huyện. Điểm khác biệt so với tài liệu giấy là, trong thời gian Kỳ họp đang diễn ra thì vẫn có thể cập nhật, bổ sung ngay các tài liệu liên quan để các đại biểu dự họp có thể tham khảo ngay mà không cần phải chờ đợi cung cấp các bản sao bằng giấy, thường mất nhiều thời gian; qua đó được các đại biểu HĐND huyện hài lòng và đánh giá cao về tài liệu phục vụ Kỳ họp.

Bà Trần Thị Thu Hằng, Chủ tịch Hội Phụ nữ xã Phước Lợi, đại biểu HĐND huyện khóa XII cho biết: "Việc sử dụng phần mềm để gửi, nhận tài liệu và điều hành kỳ họp trên máy tính bảng mang lại nhiều lợi ích thiết thực, giúp đại biểu có thể dễ dàng tra cứu tài liệu phục vụ cho hoạt động của các đại biểu HĐND huyện. Tại kỳ họp, chỉ với một máy tính bảng được HĐND huyện tỉnh cấp và đường truyền internet là đại biểu có thể tìm được bất cứ tài liệu gì liên quan đến kỳ họp và có thể thực hiện các công việc, nhiệm vụ của đại biểu bằng thao tác trên máy tính theo yêu cầu của Chủ tọa kỳ họp".

Việc đổi mới, ứng dụng công nghệ thông tin vào kỳ họp, đặc biệt là việc số hóa các tài liệu văn bản đã trở thành xu thế tất yếu trong bối cảnh cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0 hiện nay, góp phần cải cách thủ tục hành chính toàn diện, tạo ra lợi thế cạnh tranh mạnh mẽ, tạo động lực mới cho phát triển kinh tế của huyện. /.